Работни услови-Проектен службеник

Позиција: Проектен службеник во Заедничкиот технички секретаријат за ИПА Програма за прекугранична соработка Србија-Македонија 2016-2020(во понатамошен текст „Програмата“)

Локација: Антена канцеларија во Куманово

Главни цели

Во согласност со Одлуката за спроведување на Комисијата Ц(2016)8258 од 6 декември 2016 година за основање прекугранична соработка Србија-Македонија 2016-2020, алокацијата на првата техничка помош под Програмата ќе биде достапна преку директно доделување на договор на услуги постигнат помеѓу Делегација на Европска унија и Министерството за европски интеграции на Република Србија. Овој договор за услуги и сите последователни ќе обезбедат поддршка за работа на Оперативните структури во двете држави учеснички и на Заедничкиот комитет за следење во сигурно и ефикасно поставување, спроведување, надгледување и евалувација на Програмата. Ова ќе се постигне преку основање и активности на Заедничкиот технички секретаријат со главна канцеларија сместена во Лесковац(Република Србија) и Антена во Куманово(Република Македонија). Заедничкиот технички секретаријат ќе биде надлежен на дневното раководење на Програмата и ќе ги известува Оперативните структури и Заедничкиот комитет за следење.

Согласно со Работните услови за техничка помош под Програмата за алокации од 2016 и 2017, проектниот службеник ќе ги извршува своите должности за максимално 350 работни денови до времетраењето на договорот и ќе биде одговорен за сите работи поврзани со управувањето и спроведувањето на горенаведениот договор за услуги, вклучувајќи го следното:

  • Обезбедување дека записничарски услуги се обезбедени за клучните учесници на Програмата.
  • Организирање и спроведување активности под договор за услуги, обезбедувајќи точна испорака на резултати и нивниот соодветен квалитет вклучувајќи подготвување на извештаи       во врска со договорот за услуги и за надгледување на Програмата;
  • Одржување на добра и честа комуникација со сите учесници(т.е. потенцијални кандидати, корисници, Оперативни структури, Заедничкиот комитет за следење, Делегација на Европска унија и други клучни учесници во Програмата);
  • Обезбедување поддршка на Оперативните структури во измените програмските документи или процедури.

Формално, проектниот службеник ќе го известува Раководителот на Заедничкиот технички секретаријат сместен во Лесковац, и програмскиот координатор сместен во српското Министерство за европски интеграции преку месечни извештаи и распореди. Позицијата вклучува патувања, воглавно низ област на Програмата заради наведените причини:

  • Надгледување на проекти од прекугранична соработка кои ќе се спроведуваат под Програмата;
  • Учество на координативни состаноци помеѓу двете Оперативни структури, со Делегацијата на Европската унија и состаноците на Заедничкиот комитет за следење, како и со другите состаноци/настани на Програмата.

Одговорности и задачи

Одговорностите и задачите на проектниот службеник се поврзани со активните области на Заедничкиот технички секретаријат како што следува:

Раководење на техничката помош

  • Учествува во подготовка на извештаи;
  • Помага на Раководителот на Заедничкиот технички секретаријат во документацијата за набавка на услуги кои ќе бидат договорени со договорот за услуги на техничка помош;
  • Помага на Раководителот на Заедничкиот технички секретаријат во управувањето на резултатите на процедурите на набавки и подготовувањето на извршување на договори, вклучувајќи на трошоци и одредената техничка документација;
  • Подготвува барањата за плаќања поврзани со договорот за услуги на техничка помош;

•   Обезбедува внатрешено следење на буџетско искористување за техничка помош(случајно трошење и давачки);

  • Подготвува барања за користење на случаи, вклучувајќи пазарно истражување и тендерски процедури, и измени на договорите.

       Повици за предлози

  • Подготвува распореди за секој повик за предлози;
  • Организира форуми за барање на партнери ако се смета за соодветно;
  • Помага и дава поддршка на       Централно финансирање и склучување договори за повици за предлози и потребната документација, доколку е потребно;
  • Доставува објавување на повици за предлози до сите соодветни медиуми;
  • Организира работилници за потенцијални кандидати;
  • Помага и дава поддршка на Централното финансирање и склучување на договори во подготвувањето на одговори на прашања за повик за предлози од заинтересираните кандидати според утврдени рокови;
  • Помага во примањето, регистрацијата и зачувување на предлозите добиени по директно писмено барање на Делегација на Европска унија.
  • Обезбедува поддршка во буџетско појаснување на избраните проекти, доколку е потребно;
  • Овозможува поддршка во подготвувањето списоци на доделени грантови за објавување, ако е потребно;
  • Забележува статистички податоци на секој повик за предлози.

Проектно набљудување

  • Поддржува подготвување на пакет за спроведување;
  • Поддржува организација на семинари за спроведување за корисници;
  • Отвара и одржува податоци за секој договор;
  • Одржува помошна линија за корисници;
  • Подготвува индикативен распоред за посети;
  • Спроведува посети за надгледување, подготвува извештаи за посетите и следи;
  • Ги чува одредени проектни информации за ажурирање во електронска форма

Програмско набљудување

  • Учествува во подготвувањето на годишните работни планови;
  • Подготвува годишни извештаи за спроведување(или други неофицијални документи за разгледување на Заедничкиот комитет за следење) и конечниот извештај за спроведувањето;
  • Обезбедува поддршка кога евалуцијата на Програмата е спроведува;

     Подготвува и/или изменува програмски документи и одредени процедури доколку се побара;

  • Обезбедува записничарска функција на Заедничкиот комитет за следење;
  • Обезбедува секоја одредена информација до Оперативните структури на државите учесници доколку се побара.

Јавност, видливост и информации

  • Учествува во подготвувањето на комуникацискиот акционен план;
  • Помага во одржување и правилно ажурирање на интернет страницата на Програмата;
  • Учествува во оранизација на настани како што е наведено во Годишни работни планови на Заедничкиот технички секретаријат;

 Помага со подготвување и производство на печатени материјали како што е наведено во годишните работни планови на Заедничкиот технички секретаријат.

Друго

  • Да придонесува во пронајдување и подготвување проекти избрани надвор од Повикот за Предлози(т.е. стратешки проекти), доколку тоа е побарано од Оперативната структура

   Веднаш да известува за секоја можност на откриена нерегуларност.

  • Да ги чува уредно сите документи, во писмена или елекронска форма, или на двете;
  • Ја забележува секоја набљудувачка или равизорска активност поврзана со договорот на услуги;

   Обезбедува поддршка за организација на ТП договор за услуги на Управувачкиот комитет за проекти;

  • Презема други задачи, доколку е потребно.

Професионални потреби

Проектниот службеник мора да ги исполни наведените услови и да ги има наведените квалификации и искуство:

Квалификации и вештини

  • Универзитетска диплома или алтернативно 6 години професионално искуство наведено секударно образование;
  • Одлично зборување и пишување на англиски јазик и познавање најмалку еден од локалните јазици на државите корисници;
  • Добри комуникациски вештини;
  • Работа со компјутери;

Задолжително професионално искуство

  • Минимум 4 години, пожелно 6 години задолжително професионално искуство.

Посебно професионално искуство

  • Минимум 3, пожелно 5 години во програми/проекти финанирани од ЕУ или други донации, пожелно во грант планови;
  • Минимум 2, пожелно 4 години искуство во проект финансиран од ЕУ од прекугранична соработка, пожелно е од корисници од ИПА 2;

         ●    Искуство во проектно следење (пожелно е во ROM) или на ЕУ-финансиски грант договори.

       Сите заинтересирани кандидати за горенаведена позиција да ги испратат своите пријави на адреса:

             ● Министерство за локална самоуправа

             ● ул. Свети Кирил и Методиј бр.54, 1000 Скопје, Република Македонија

             ● Одговорно лице за прибирање на пријавите: Перица Богдановиќ

               Контакт: Тел.02/3252-951 Моб.070/264-269

             ● Краен рок за пријавување: 21.09.2018 година